大家好，我是Bobbie。

PPT设计显然已经成了大部分大学生和职场人士必须要掌握的一项技能。

大家都想做好PPT稿件，但是好像总是无从下手。

想想那些为了做PPT稿件而熬夜的日子，你有多少次面对着下面这个界面无所适从。

上学的时候很少有专门教授PPT制作的课程，入职以后更没有时间系统全面的学习PPT设计，这使得很多今天的大学生和职场人士在面对一次次PPT任务的时候都头痛不已。

PPT制作为什么头疼，是因为你不会用PPT软件吗?也许这是一部分原因，但是问题的根源绝对不是你会不会使用PowerPoint(Keynote、WPS等)软件。

即使你死记硬背把软件每一个功能都了解一遍，还是没法彻底解决不会做PPT的问题，不信你试试看。

01.学PPT应该学什么?

“老师，我想学习PPT制作，但我不知道该学什么、从哪儿学起，你有没有什么建议?”

类似这样的问题，在我的微博和B站私信里隔三岔五有人来问。

如果我说：你需要先掌握PPT软件的每个功能，然后去学习排版原理、色彩搭配理论、图片处理技巧、PPT动画、音视频剪辑……你可能还没听我说完，就已经从入门到放弃了。

要问学PPT设计应该学什么，首先要问自己，我学PPT设计是为了干什么?先搞清楚自己的学习动机。

我觉得学习PPT制作的动机可能有以下几种：

1.工作需要不得不做

绝大多数人是这种情况，“不得不做”的背后透露出几分无奈和淡淡的忧伤。

2.兴趣爱好就是想做

有那么一小部分PPT爱好者和发烧友，就是爱做PPT，不做PPT都难受。(最开始我就是这种人)

3.靠它赚钱一定要做

PPT设计师、培训讲师等，靠PPT赚钱吃饭。

如果你的需求只是做好日常工作所需的演示幻灯片，但你却朝着PPT发烧友们“炫技”的方向大步迈进，那么恭喜你成功跑偏，你将会在跑偏的路上狂奔不止。

大家知道，网络上有大量优质的PPT课程、免费教学视频、训练营、付费社群，有很多优秀的老师在非常用心的教大家做好PPT稿件，但是为什么大家在职场中PPT制作还是痛苦不已?

其实这里存在两个问题：

一个问题是很多PPT教学内容是以培养PPT设计师的标准进行的，学习成本高，需要投入大量时间，并不适合普通职场人士学习;另一个更严重的问题是，大家都在讲设计感，讲形式感，而忽略了本质：PPT的设计是以内容为依据的!

PPT被制作出来是为了展示和传递信息，这是它的主要使命，如果没有内容文案做PPT的坚实根基，那还谈什么PPT呢?皮之不存，毛将焉附。

所以我们说的PPT能力到底是什么能力呢?

02.制作PPT需要具备哪些能力?

在演讲演示活动中，PPT只是传递信息的辅助工具，PPT之外的能力也许才是决定成败的关键因素。如果你做的PPT领导不满意、你做完演示客户不买单、你做的项目策划PPT并没有跟同事达成共识，你要知道这并不是PPT的问题，而是“内容”的问题。

所以要制作好的PPT，你可能需要具备以下三个方面的能力：

1.文案梳理和组织逻辑架构的能力

2.信息视觉化表达的能力

3.演示演讲的能力

2.1文案梳理和组织逻辑架构的能力

我们常见的PPT内容逻辑问题大体上有这样两种情况：

第一，整个文档条理不清晰，没有明确的逻辑架构;

第二，单独页面难于理解，重点不突出，内容没有层次。

导致出现这种结果的原因，是在开始做PPT之前，没有对所要呈现的内容逻辑进行梳理和规划。

在PPT设计里，“知道表达什么，以怎样的形式呈现出来”，这是两个过程，先有文案，再来设计!

在文案梳理的过程中，我们需要借鉴和学习麦肯锡40年的经典培训教材——《金字塔原理》一书中介绍的方法，将其应用到PPT制作过程中，能有效帮助我们清晰地表达和呈现内容。

金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。

它是一个整理PPT“写什么”的思路，同时帮助我们建立清晰的逻辑结构，提炼重点。

金字塔原理的基本结构是：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。

在构建金字塔结构的时候有两种方式：

如果是主题清晰结论明确的内容，我们只需要自上而下地列出关键论点，进而理清内容的逻辑关系;

如果是主题模糊结论不明确的内容，我们则需要自下而上地概括出关键要点，梳理逻辑关系，最后总结出中心结论。

那么我们应该怎样把做PPT的原始内容组织成金字塔结构呢?方法就是构建思维导图。

好用的思维导图工具有很多，比如：Xmind、幕布、MindManager等等。

下面再推荐三款完全免费的思维导图工具供大家选择使用：

ZhiMap

GitMind

百度脑图

根据金字塔原理构建思维导图，也就整理出了PPT设计的整体框架和思路，接下来才要正式打开PPT软件开始设计制作了。

以金字塔原理为指导，我们把线性的PPT页面连贯起来看，内容之间的前后逻辑和整体架构就会一目了然。

关于文案梳理和组织逻辑架构的内容，暂时先介绍这么多。

2.2信息视觉化表达的能力

文字和图形，是最最基本的信息传递的载体。

在人类存在的20万年时间里，大多数的时间我们都是依靠阅读各种图形图像来感知环境、获取信息，而文字直到5500年前才出现。因此从自然适应和生物进化的角度来说，我们的大脑对图形图像更为敏感。

从传播学的角度来说，这意味着图形图像为载体的信息更加引人注意，更容易获得人们的好感。

下图是我们的祖先在石壁上刻画的图像，据说这可能是比甲骨文更早的“文字”——岩画，也叫石洞壁画。

当我们追本溯源去了解我们的祖先记录和传递信息的方式，我们惊人的发现，这不就是今天我们在做的PPT吗?

其实我们的祖先在连文字都还没有出现的时候，就已经在做“PPT”了。

当这些石洞壁画传递信息的方式开始逐渐演化，后来就出现了甲骨文。

所以文字是我们用来表达信息的“符号”，PPT页面用来辅助阅读者对文字进行视觉解码。

文字的演变时期，人类尽可能地把自然图像转化为符号语言，这是从图形到符号的转变，而今天我们做PPT就是对这个过程的反向解码，通过视觉语言，让信息回归到信息本身。

这就是为什么做PPT需要具备对文字信息视觉化表达的能力。

将文字内容通过图形化的方式呈现出来是PPT设计的根本任务。

下面例举几种常见的图示逻辑关系，供大家参考：

2.3演示演讲的能力

当完成幻灯片设计以后，最终可能需要放映出来给别人讲，那么演讲演示也是不可忽视的一个重要环节。

你不需要成为演说家，但是要尽量避免演讲演示中制造“车祸现场”。

为了避免演讲“翻车”，你需要提前做很多准备工作。比如：

硬件调试和准备

放映设备软件检查

防止幻灯片字体丢失

使用演讲者试图

与PPT内容互动

配合手势

配合音视频

……

演说者、幻灯片、观众三者之间的良好关系能成功地把观众与内容紧密联系起来。

以观众最容易理解的方式来展现信息，而不是考虑自己需要什么样的视觉效果作为演说的辅助。内容要与观众紧密相关。

每一个演说者都可能成就卓越，每一次演说都意义非凡，每个人都应该听到最棒的演说。

03.PPT制作效率低下的根本原因在哪里

一份PPT文档是由一系列幻灯片页面所组成的一个统一的整体，我们在一页一页往下做的过程中，如果需要逐个文本框修改字体、逐个形状修改颜色，那么完成一份PPT稿件就需要耗费很多时间。

打开PPT“高级属性”选项，在“统计”当中记录着你为制作一份PPT文档所花费的总编辑时间。

职场当中我们觉得做PPT效率低下，可能的原因我觉得主要有以下三点：

1.忽略了一劳永逸的全局化设定

2.没有掌握有效的图示化表达方法

3.缺乏高效率软件工具的辅助

PowerPoint软件自身提供了一套很好的机制，能够快速建立全文档统一的设计规范。

遵循和掌握这套全局化设计规范，不仅能让PPT专业起来，同时可以减少大量重复编辑的操作，提高效率，节约时间。

有效的图示化表达方法在前面介绍过，就不再重复。

而高效率辅助工具，当然是每个PPT制作者都需要必备的iSlide插件了。

iSlide每天都被数以万计的职场人士和大学生使用，无论是它提供的庞大的在线资源库还是高效便捷的离线功能，都能为我们节省设计PPT的时间。